+7 (495) 10-59-777

Лето, ах лето! Учет путевок от "А" до "Я" на заводе

Время отпусков всегда приносит бухгалтерам дополнительную работу, особенно если коллективным договором предусмотрено обеспечение сотрудников льготными путевками. В этой статье мы расскажем об автоматизации системы учета расчетов по путевкам, которое было проведено компанией "Софт-портал", г.Уфа, в рамках первого этапа комплексной автоматизации.

На Уфимском заводе "СтеклоНиТ" уделяют большое внимание организации отдыха и лечения работников, число которых приближается к двум тысячам. Завод имеет собственную базу отдыха, активно работают профсоюзный комитет и отдел социального развития. Администрация предприятия и профком закрепили основные положения о выделении льготных путевок работникам завода и компенсации части их стоимости в коллективном договоре. В частности, коллективный договор на 2004 год предусматривает компенсацию 50% стоимости путевок в детские оздоровительные учреждения, от 30% до 50% стоимости путевок на собственную турбазу, до 80% стоимости путевок в санатории и на курорты. В случае если объем выплат по больничным листам не позволяет производить компенсацию за счет средств фонда социального страхования, компенсация производится за счет прибыли предприятия после налогообложения.

Документооборот и распределение обязанностей при работе с путевками

Выделением путевок работникам ведает на заводе отдел социального развития. Работники завода, желающие приобрести льготную путевку, пишут заявление в отдел соцразвития. После положительного решения профкома и администрации работнику выделяется путевка на собственную базу отдыха или приобретается путевка в санаторий или детское оздоровительное учреждение. Работник производит оплату в кассу предприятия по выписанной в отделе соцразвития квитанции, или часть стоимости путевки удерживается из его зарплаты. Ежемесячно отдел соцразвития представляет в бухгалтерию справку о стоимости каждой путевки, сумме и источнике компенсации и необходимости удержании НДФЛ с компенсируемой стоимости туристической путевки.

Оприходование путевок, приобретенных на стороне, осуществляет бухгалтер-кассир. Он же принимает от работника оплату части стоимости путевки, выписывает приходный ордер и счет-фактуру на реализацию путевки. После получения справок из отдела соцразвития бухгалтер-кассир также вводит информацию о необходимых удержаниях и компенсациях в компьютер. Таким образом, все хозяйственные операции, связанные с учетом путевок, выполняет на заводе один человек, что существенно увеличивает надежность учета.

Методология учета на заводе

Система учета туристических и оздоровительных путевок на заводе, как и на любом крупном предприятии, включает в себя широкий спектр хозяйственных операций. Учитываются операции по приобретению и реализации путевок сторонних организаций и собственной базы отдыха, операции по расчетам с контрагентами и работниками за путевки, операции по учету расчетов с фондом социального страхования, операции по налогообложению и другие.

На заводе применятся план счетов, немного отличающийся от плана счетов в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия. Отличия эти касаются в основном нумерации субсчетов и построения аналитического учета. Дальнейшее изложение использует план счетов завода.

Отдельно рассмотрим учет путевок, приобретенных на стороне и учет путевок на собственную базу отдыха, так как используемые при этом типовые операции различаются.

Путевки, приобретенные на стороне, приходуются на счете 50 "Касса" субсчет 50.1 "Денежные документы (путевки)" субконто "Путевки". Учет расчетов с контрагентами за путевки ведется на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет 76.1 "Расчеты с прочими организациями - поставщиками". В соответствии с подпунктом 18 пункта 3 статьи 149 главы 21 НК РФ, услуги санаторно-курортных, оздоровительных организаций и организаций отдыха, расположенных на территории Российской Федерации, оформленные путевками или курсовками, являющимися бланками строгой отчетности, освобождаются от НДС.

Содержание проводки Дебет Кредит Пример
Оприходована путевка от поставщика 50.1 76.1 15'400
Оплачено поставщику за путевку 76.1 51 15'400

Путевки, приобретенные на стороне, реализуются только работникам завода. Реализация производится по льготной стоимости с учетом компенсации, предусмотренной коллективным договором. При реализации путевки сотруднику выписывается обычная счет-фактура. Учет расчетов с работниками завода за путевки, приобретенные на стороне, ведется на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет 76.4 "Расчеты с сотрудниками-покупателями". Льготная стоимость путевки удерживается из зарплаты работника или вносится работником в кассу предприятия.

Содержание проводки Дебет Кредит Пример
Путевка, приобретенная на стороне, реализуется работнику завода 76.4 50.1 15'400
Льготная стоимость путевки удержана из зарплаты работника 70 76.4 3'080
ИЛИ Работник внес оплату в кассу за путевку 50.0 76.4 3'080

При этом часть стоимости путевки компенсируется за счет средств фонда социального страхования, средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве или за счет прибыли завода после налогообложения.

Учет расчетов с ФСС ведется в 2004 году согласно "Инструкции о порядке учета и расходования средств обязательного социального страхования", утвержденном постановлением ФСС РФ от 09.03.2004 № 22. Расходование средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний осуществляется в соответствии с Федеральными законами от 24.07.1998 № 125-ФЗ, от 08.12.2003 № 166-ФЗ, от 08.02.2003 № 25-ФЗ, постановлением Минтруда РФ от 05.03.2004 № 28.

Суммы, потраченные на компенсации из прибыли завода, не уменьшают налоговую базу по прибыли, кроме случаев, когда компенсируются путевки в санаторно-курортные учреждения работающим инвалидам (пп. 38 п.1 ст.264 и п.29 ст.270 гл. 25 НК РФ).

Содержание проводки Дебет Кредит Пример
Часть стоимости путевки компенсирована за счет средств ФСС (69.1) или средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (69.4) 69.1
или
69.4
76.4 12'320
ИЛИ Часть стоимости путевки компенсирована за счет прибыли после налогообложения (84.3) 84.3 76.4 12'320

В соответствии с подпунктом 9 статьи 217 главы 23 НК РФ, в случае, если работник получил льготную туристическую путевку, сумма компенсации облагается НДФЛ. Сумма компенсации по путевкам в санаторно-курортные и оздоровительные учреждения НДФЛ не облагается.

Содержание проводки Дебет Кредит Пример
С работника удержан налог на доходы физических лиц (68.4) с суммы компенсации за туристическую путевку 70 68.4 1'601-60

Реализация путевок на собственную базу отдыха может производится как собственным работникам, так и организациям и частным лицам со стороны. При этом, так как бланки строгой отчетности не используются, реализация путевок облагается НДС.

Учет расчетов с работниками завода за путевки на собственную базу отдыха ведется также на субсчете 76.4 "Расчеты с сотрудниками- покупателями". При этом счет 76.4 дебетуется на полную стоимость путевки. Удержание из зарплаты производится по льготной цене (30 или 50% стоимости), остальное компенсируется за счет прибыли. На сумму компенсации начисляется НДФЛ.

Содержание проводки Дебет Кредит Пример
Путевка на собственную базу отдыха реализована работнику завода по полной стоимости 76.4 91.1 3'540
Начислен "отложенный НДС" по ставке 18% 91.3 76.2 540
Удержана из зарплаты часть стоимости путевки (30 %) 70 76.4 1'062
С работника удержан налог на доходы физических лиц с суммы компенсации за туристическую путевку 70 68.4 322-14
Часть стоимости путевки компенсирована за счет прибыли (70 %) 84.3 76.4 2'478
"Отложенный" НДС начислен к оплате в бюджет (при удержании и компенсации) 76.2 68.2 540

Учет расчетов со сторонними покупателями ведется на счете 62.1 "Учет расчетов с покупателями в рублях". Субконто "Виды реализации" при этом принимает значение "Прочие продажи по ставке НДС 18%". Как организациям, так и физическим лицам выписывается счет-фактура. Естественно, путевки на сторону реализуются по полной стоимости. Оплата за путевки может производиться как на расчетный счет, так и в кассу завода.

Содержание проводки Дебет Кредит Пример
Путевка на собственную базу отдыха реализована стороннему покупателю 62.1 91.1 3'540
Начислен "отложенный НДС" по ставке 18% 91.3 76.2 540
Покупатель произвел оплату за путевку на расчетный счет 51 62.1 3'540
ИЛИ Покупатель произвел оплату за путевку в кассу 50 62.1 3'540
"Отложенный" НДС начислен к оплате в бюджет (после оплаты) 76.2 68.2 540

Все затраты базы отдыха в конце месяца закрываются на прочую реализацию:

Содержание проводки Дебет Кредит Пример
Затраты базы отдыха отнесены на прочую реализацию 91.3 29.4 2'750

Автоматизация

Автоматизация системы учета расчетов по путевкам была проведена компанией "Софт-портал", г.Уфа, в рамках первого этапа комплексной автоматизации. В качестве исходной использовалась конфигурация "Бухгалтерский учет" системы программ 1С:Предприятие 7.7.

Основная задача, которую ставил Заказчик при автоматизации учета путевок - простота и технологичность, поэтому в уникальной конфигурации были сделаны специальные справочники и документы для учета путевок. Документы, используемые для учета путевок, изначально настраивались на ограниченный набор операций и содержали минимум реквизитов. Благодаря такой простоте удалось не только сократить трудоемкость, но и практически полностью избежать ошибок при учете путевок.

Для учета путевок, приобретенных на стороне, в плане счетов используется специальный счет 50.1 "Денежные документы (путевки)" и отдельное субконто "Путевки".

Для хранения информации о путевках используется специальный справочник "Путевки".

В справочнике хранится информация о каждом типе путевки, отличающемся местом отдыха и (или) ценой (рис.1)

Оприходование путевок, приобретенных на стороне, производится с использованием специального документа "Поступление путевок". Шапка документа заполняется на основании документа "Счет-фактура поставщика", вид расчетов с поставщиком (второе субконто счета 76.1) принимает значение "путевки" по умолчанию. Единственное, что надо сделать пользователю - заполнить табличную часть, пользуясь справочником "Путевки" (рис. 2). Все проводки по оприходованию путевок документ формирует автоматически.

Реализация путевок, приобретенных на стороне, собственным работникам производится с помощью документа "Счет-фактура получателю за путевки" (рис. 3). В документе выбирается сотрудник и также заполняется табличная часть с помощью справочника "Путевки". Все проводки по реализации документ формирует автоматически. Документ имеет печатные формы "Накладная" и "Счет-фактура".

Реализация путевок на собственную турбазу своим работникам и прочим контрагентам производится с помощью документа "Накладная на прочую реализацию". Документ позволяет сформировать проводки по реализации с учетом НДС.

Удержания с зарплаты работника части стоимости путевки и компенсация оставшейся части производятся документом "Удержания за путевки" (рис. 4). Документ позволяет проводить удержание и компенсацию по списку раз в месяц. По каждой путевке задается % оплаты и счет для компенсации (69.1, 69.4 или 84.3). Расчет суммы удержания и компенсации по цене путевки из справочника, а также формирование проводок выполняется автоматически.

Удержание НДФЛ с суммы компенсации за туристические путевки производится бухгалтерами расчетной группы в программе 1С "Зарплата и кадры".

Конфигурация "Управление сбытом и бухгалтерский учет ОАО СтеклоНиТ" спроектирована таким образом, что все документы на реализацию путевок автоматически порождают специальные электронные документы. Документы, в которых отражается оплата за путевки ("Банковская выписка - приход", "Приходный кассовый ордер", "Удержания за путевки" и другие) автоматически порождают специальные электронные документы "Оплаты получателей". Стыковка счетов-фактур и оплат производится документом "Запись книги продаж" (рис. 5). При этом автоматически формируются проводки по начислению к оплате в бюджет отложенного НДС.

В процессе автоматизации в вопросе учета путевок на заводе был наведен порядок. Благодаря подробной методической проработке вопроса учет путевок стал выполняться по единой заранее определенной схеме, что исключило возможность ошибок и упущений. А разработка специализированных электронных документов и справочников сделала учет простым, надежным и комфортным для бухгалтеров.

Статья опубликована в журнале "БУХ.1С"

Rambler's Top100 Rambler's Top100 Яндекс цитирования