Автоматизация юридически значимого документооборота (ЮЗДО) на предприятии

Автоматизация юридически значимого документооборота (ЮЗДО) на предприятии

Я вам посылку принес. Ток я вам ее не отдам,
потому что у вас докУментов нет

м/ф «Каникулы в Простоквашино»

 

1. Что такое юридически значимый документооборот?

А вот были бы в наличии у Дяди Федора документы, оформленные согласно действующему законодательству, то проблем с поставкой товарно-материальных ценностей не возникло бы. 

Ни одна сделка между заказчиками, поставщиками и подрядчиками не обходится без документов. Договора, накладные, акты, счета и счета-фактуры. Каждую договоренность и любую сделку нужно подтвердить документом, иначе можно потерять товар или деньги.

Юридически значимый документооборот (ЮЗДО) — это способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях.

Составить, согласовать, откорректировать, распечатать, подписать, поставить печать, отправить, проконтролировать подписание второй стороной, получить, зарегистрировать, отправить в архив, найти в архиве. Такие операции приходится выполнять со всеми юридически значимыми документами.

В связи с этим в области ЮЗДО возникает множество проблем:

Решаются такие проблемы автоматизацией юридически значимого документооборота.

Кстати, такой автоматизации немало способствует и государство. 14 сентября 2020 г. Минэкономразвития РФ внесло в правительство проект закона, которым предлагается перевести деловой документооборот в электронный вид. Значит, оформлять документы электронно необходимо будет не только из экономических соображений, но и согласно законодательству РФ.

2. Как организуется юридически значимый документооборот?

В ЮЗДО участвуют не менее 3 организаций:

Операторов ЭДО в цепочке может быть один или два. Суть в том, что таких организаций на рынке не мало. Поэтому, в общем случае, предприятия подключаются к разным операторам. Ваше предприятие заключило договор с одним оператором ЭДО, а один из ваших поставщиков – с другим. Но эти операторы технически между собой дружат. Они организуют роуминг и обмениваются документами друг с другом.

Отметим, что даже одна организация может взаимодействовать одновременно с несколькими операторами ЭДО. Вы можете работать с несколькими операторами ваших контрагентов напрямую, в этом случае вы избежите роуминга.

Технически в ЮЗДО участвует, как минимум, 2 программных системы:

Между программой оператора ЭДО и учётной системой необходимо настроить обмен документами.

Электронные документы также проходят стадию подписания. Но выполняется это не шариковой ручкой и синей печатью, а с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). Электронная подпись на документах ставиться только уполномоченным лицом предприятия (как правило, руководителем или главным бухгалтером).

На примере счёт-фактуры обмен юридически значимыми электронными документами можно представить в виде следующей схемы:

1. Сотрудник предприятия в учетной программе создаёт счёт-фактуру.
2. Уполномоченный сотрудник проверяет и подписывает электронный документ. Это может быть тот же специалист, который и создавал документ, а может и один из руководителей.
3. Электронная счёт-фактура выгружается в систему оператора ЭДО. Там этот документ автоматически проверяется и отправляется второй стороне (в данном случае - покупателю).
4. Сотрудник покупателя видит документ в своей системе и проверяет его.
5. Уполномоченный представитель покупателя электронно подписывает счёт-фактуру.
6. Полностью подписанная счет-фактура выгружается в систему оператора ЭДО.
7. Система оператора ЭДО проверяет документ на его корректное оформление и отправляет поставщику.
8. Поставщик получает полностью подписанную счёт-фактуру.

3. Пример автоматизации юридически значимого документооборота

Многие предприятия уже давно взаимодействуют с операторами электронного документооборота. Но, как правило, лишь в части отправки отчётности в государственные органы. Мы же расскажем о возможностях и преимущества ЮЗДО в обмене между контрагентами, о которых говорилось выше, на реальном примере автоматизации с использованием программы 1С:Документооборот
Ранее мы уже писали про успешный проект внедрения единой системы хранения копий кадровых и юридически значимых документов в АО «Башкирская содовая компания». Расскажем про это внедрение чуть подробней.

Изначально ситуация на предприятии была следующая:

• Использовалась одна учётная система, для создания исходящих документов и ввода входящих документов;
• Использовались две системы разных операторов ЭДО. Т. е. из учётной системы исходящие документы выгружались в разные программы ЭДО для последующей отправки их контрагентам;

В такой схеме работы и с учётом функциональных особенностей используемых программ были следующие проблемы:

1. Учётная система не позволяла хранить все необходимые виды электронных документов,
2. Поиск электронных документов занимал длительное время, так как:
• Электронные документы хранились в разных системах ЭДО, перед поиском нужного документа надо было не ошибиться с программой, в которой ищешь его.
• Часть документов хранилась лишь в бумажном варианте.
3. Присутствовала зависимость от облачных ЭДО. Если в какой-то момент случались сбои у оператора ЭДО, то эта система просто становилась недоступной, а значит в течение какого-то времени «поднять» архивный документ было просто невозможно.

Поэтому руководством предприятия было принято решение о внедрении единой собственной системы архивного хранения юридически значимых (а также кадровых) документов. В качестве системы хранения была выбрана база данных «1С:Документооборот».

В рамках автоматизации ЮЗДО выбранная система была настроена под функциональные требования заказчика. В архиве документов на базе «1С:Документооборот» был реализован обмен данными с операторами ЭДО. В «1С:Документооборот» стал хранится следующий перечень документов:

• Универсальный передаточный документ
• Универсальный корректировочный документ
• Счет-фактура
• Корректировочный счет-фактура
• Накладная
• Акт
• Распоряжение на отгрузку (неформализованные)
• Договоры и дополнительные соглашения
• Исправительный УПД, исправительная счет-фактура

Таким образом, благодаря внедрению единой системы, были достигнуты следующие результаты: 

1. Появилась независимость от облачных систем, так как «1С:Документооборот» был развёрнут на собственных серверах предприятия,
2. Время на поиск документов существенно сократилось, так как они стали храниться в единой удобной системе.

4. Преимущества, которые организации получают от внедрения юридически значимого документооборота

Внедрение ЮЗДО позволяет:

• Существенно сократить трудозатраты на оформление документов. Их не надо распечатывать, нести ногами на подпись руководителю, складывать в папки, пересылать контрагенту и т. д.
• Во много раз сократить время оформления документов. Не надо ждать, пока документы подпишутся ручкой, пока они доедут до контрагента, пока контрагент сам их подпишет, пока вы их получите обратно. Особенно эти преимущества заметны при многократной переделке документов.
• Отказаться от физического хранения документов. Документы хранятся в электронном виде, а значит можно отказаться от многочисленных пыльных папок и шкафов, в которых находится бумажная документация.
• Многократно ускорить поиск документов. Нет необходимости перебирать большие кипы бумаг, ведь намного быстрее сделать это не отходя от компьютера и программы, в которой эти электронные документы хранятся.

И при всём этом на такие электронные документы гарантируется их юридическая сила и правомочность операций.

Экономический эффект от автоматизации ЮЗДО можно выразить и в цифрах. Прежде всего это будет экономия рабочего времени. Конечно, итоговые суммы на каждом предприятии будут разные, но в целом схема следующая:

1. Подсчитываем, сколько минут занимает каждая операция по каждому документу ДО внедрения ЭДО.
2. Подсчитываем, сколько минут занимает каждая операция по каждому документу ПОСЛЕ внедрения ЭДО.

Оформить такие расчёты можно в виде следующей таблицы:

Конечно, цифры здесь приведены примерные, и далеко не по всем возможным операциям. Но если сделать такие расчёты на конкретном предприятии, то будет видно, что при автоматизации ЮЗДО рабочее время будет экономиться в несколько раз.

На практике при использовании данной методики выполняется более точная оценка, учитывающая, как минимум, распределение временных затрат по видам документов.