Ранним утром в офисе компании «Софт-портал» раздался звонок из теплосети соседнего региона:

 - Здравствуйте!

 - Доброе утро, Александр, только про вас вспоминали! Как Ваши успехи?

 - Всё хорошо! Руководство заинтересовалось вашим предложением о внедрении!

 - Отлично! Тогда я отправлю счёт?

 - Подождите, есть один момент… У нас на всё про всё тысяч 200, больше у нас нет.

 - Не беда! У нас есть специальное предложение «Быстрый старт»!

 - А что это?..

Не буду утомлять вас пересказом всего диалога. Скажу только то, что после него последовало успешное сотрудничество между теплоснабжающим предприятием и разработчиком программного продукта. Стало интересно, что за «Быстрый старт»? Тогда поехали!

Долго и упорно компания «Софт-портал» искала универсальное предложение, благодаря которому заказчик сможет быстро запустить продукт в работу, не вызывая отторжения своих пользователей. Это стало реально благодаря комплексному предложению, которое включает ключевые операции сразу нескольких этапов внедрения:

А теперь по порядку о том, как мы сумели объединить все необходимое для старта в одну услугу.

Контрольный пример в миниатюре

Что мы подразумеваем под мини-контрольным примером? На нашем сайте есть статья про услугу «Мини-пример» (если ещё не читали, то вам сюда), которая помогает быстро понять, насколько вам подходит программа «1С:Управление теплосетью 2». Так вот, в «Быстром старте» этот минипример прокачан в сторону увеличения объема услуг для рассмотрения большинства ситуаций, встречающихся в расчетах с абонентами. Эксперт компании «Софт-портал» совместно с пользователями программы выбирают три наиболее типичных и разнообразных договора. Далее на глазах пользователей происходит ввод данных именно так, как это было задумано разработчиками, то есть в полном объеме, правильно, без потерь и искажения данных, и с минимальными затратами времени.

 Обучение

Ещё одно отличие от мини-примера заключается в том, что весь процесс ввода происходит под пристальным наблюдением пользователей. В этот момент они имеют возможность:

·         Узнать абсолютно всё о нужном функционале,
·         Выяснить необходимость каждого конкретного действия,
·         Сообщить детали, относящиеся к обрабатываемому договору,
·         Попросить подробнее рассказать о предназначении той или иной галочки, кнопки, настройки и пр.

 Такое обучение, безусловно, гораздо эффективнее, чем самостоятельное прохождение учебных курсов. И это ни в коем случае не говорит о бесполезности последних, просто на их изучение по-хорошему требуется две недели, а здесь нужный объем знаний подаётся за два-три дня. Но что делать, если у пользователей в одно ухо влетело, из другого вылетело? На такой случай мы тоже всё предусмотрели.

Учебные материалы

Вы, вероятно, спросите, остаются ли у пользователей после обучения какие-то печатные версии инструкций, справочные материалы? Мы предлагаем кое-что получше! Каждое действие специалиста, каждое объяснение, каждое слово и каждый экран записываются на видео. Эти материалы становятся доступны для последующего досконального изучения для всех, кто принимал непосредственное участие в процессе, а также для тех, кто придёт на работу в будущем.

 В самый первый день будет не лишним обсудить, что именно будет фиксироваться на записи – только непосредственный ввод данных в программу, или вообще все 5 дней диалогов. От выбора клиента зависит количество видео роликов, их продолжительность, и, как следствие, быстрота поиска нужной информации и ее подробность.

Начальная настройка программы

Но всё вышеописанное будет невозможно без предварительной настройки программы. И вот здесь без эксперта уже никак не обойтись. Иной раз мы получаем укор от пользователей, столкнувшихся со сложностью в программе. Мол, «вот у нас в экселе всё было просто: тут показания, тут площадь и получили сумму реализации». Но, позвольте, о какой простоте может идти речь в такой сложной предметной области? Термодинамика, физика жидкостей и газов, описание работы теплообменников, приборное распределение, нормы плотности теплового потока – здесь в принципе не может быть просто. Другой вопрос, на каком этапе мы сталкиваемся с этой сложностью – при работе с программой или на этапе её настройки? Вот это, действительно, важно!

Тяжело в учении, легко в бою! Сложность на этапе настройки обусловлена многообразием учетной модели и глубиной законодательной базы отрасли ЖКХ. Грамотное начальное заполнение базы экспертом позволит пользователям в будущем работать в программе проще и быстрее. Кроме того, процесс настройки сопровождается комментариями и опросом специалистов, какие вообще встречаются особенности, нюансы конкретного предприятия, ведь именно от этого зависят настройки программы. Например, какие конструктивные особенности многоквартирных жилых домов нужно учитывать при определении нормативного количества тепловой энергии на подогрев воды в ГВС? Или какие имеются случаи распределения расхода от прибора учёта? Как специалист, не раз проводивший «Быстрый старт», могу смело заявить, что объема услуг по настройке, предусмотренного в пакете «Быстрый старт», вполне достаточно, чтобы учесть все особенности работы предприятия для корректного выполнения последующего расчёта.

Пробная работа в программе

Итак, эксперт сделал все необходимые настройки и ввел данные по выбранным договорам. Что дальше? А дальше проводится та работа, которую пользователи впоследствии будут выполнять регулярно.

Для начала вводятся показания приборов учета, также отражается факт отключений и переключений объектов. Если речь идет о тепловой сети, то есть еще один немаловажный пункт: условия окружающей среды. То есть температура окружающей среды для расчёта отопления, температура подающего и обратного теплоносителя и грунта для расчёта потерь и другие требуемые исходные данные для расчёта.

Теперь всё готово для проведения расчёта! Эксперт демонстрирует последовательность и особенности выполнение расчёта по всем созданным в программе объектам потребления и договорам. После проведения расчёта формируются документы реализации услуг, попутно формируются и отправляются на печать платёжные документы.

Двигаемся дальше. Производим синхронизацию с 1С:Бухгалтерией и регистрацию оплат. При этом эксперт демонстрирует все настройки в обеих конфигурациях, и даже сам процесс синхронизации. Результатом этих действий становятся документы реализации, перенесенные в 1С:Бухгалтерию. Они учитываются при регистрации поступивших оплат. Ввод данных об оплате – это главное, что мы делаем в бухгалтерии. Далее нам нужно синхронизировать данные по оплатам и увидеть оплаты в «1С:Управление теплосетью 2».

А теперь самое время немного отойти от практики и оценить проведённую работу в целом, а для этого у нас есть набор разнообразных отчётов. В программе их больше восьмидесяти, но для повседневной работы трёх-пяти будет вполне достаточно. Это отчёты по отпуску и реализации для физических и юридических лиц. На примере этих отчётных форм эксперт покажет принцип настройки структуры отчета, оформления и нужных отборов (фильтров), благодаря которым пользователи буквально в два клика будут находить нужную им информацию.

Самое вкусное – напоследок!

О каком же бонусе мы говорили в начале? Вроде контрольный пример, обучение, настройка, выполнение расчета и учет оплат, подготовка отчетности и видео инструкции – этого уже достаточно для успешного старта работы в новой программе. Однако, сам процесс порождает ещё одну попутную услугу – мини обследование. Тесно пообщавшись с пользователями нескольких отделов в течение нескольких дней, обсудив возможности текущей системы и внедряемой программы «1С:Управление теплосетью 2», эксперт получает информацию, которую можно использовать для дальнейшего внедрения системы.

И хотя перед экспертом и не ставится цель провести экспресс обследование и расписать планы на внедрение, по ходу работы перечень пожеланий к новой программе составляется сам собой, между делом происходит обсуждение возможных доработок, разъяснение резонности принятия нового и отказа от старых, привычных решений. Взять, к примеру, многочисленные пожелания к интерфейсу. Пользователи, проработавшие на своих местах более десятка лет, будут просить, чтобы «вот эта кнопочка была вот здесь, как раньше» – это вполне нормально и предсказуемо. Здесь эксперт также играет огромную роль. Ни один учебный курс не объяснит целесообразность расположения заветной кнопочки - потому что это эргономика, потому что логично ей находиться именно здесь.

Почему стоит выбрать «Быстрый старт»?

Не следует забывать о том, что внедрение нового программного обеспечения на 85% происходит в головах сотрудников и только на 15% на серверах и компьютерах. Вы можете установить на компьютере что угодно буквально в считанные часы, однако успех внедрения и эффективность автоматизации зависит от того, насколько пользователи будут готовы принять новый инструмент, насколько плавно и комфортно он подменит собой старую систему. Во многом это зависит от того, насколько компетентно и дружелюбно будет разъяснён смысл нововведений и изменений в привычных рабочих операциях пользователей.

Быстрый старт – это ваш верный помощник и надёжный проводник в мир автоматизированного сбыта и современного учета на базе программных продуктов, разработанных совместно с фирмой «1С», а именно:

·         «1С:Управление теплосетью 2»,

·         «1С:Управление водоканалом 2»

·         «1С:Управление тепловодоканалом 2».