Автоматизация учета расчетов с использованием векселей

Автоматизация учета расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками с использованием простых векселей на заводе "СтеклоНиТ"

Особенности организации учета и документооборота

Система расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками на заводе "Стеклонит", как и на любом достаточно крупном предприятии, включает в себя все виды финансовых инструментов, таких как безналичные и наличные платежи, зачет взаимной задолженности, расчеты векселями. Основные расчеты предприятие производит в безналичной форме. Тем не менее, операции с векселями, не занимая существенного объема в общем денежном обороте предприятия, отличаются значительным разнообразием.

Прежде всего, предприятие принимает банковские векселя от покупателей в оплату за поставленную продукцию. Полученные векселя могут быть предъявлены банку-эмитенту к оплате, либо переданы поставщику или подрядчику за полученное сырье или выполненные работы. Кроме того, завод производит выпуск собственных векселей, которые передаются поставщикам и подрядчикам. Это позволяет предприятию получить определенную отсрочку по обязательствам, увеличивает оборотные средства. При предъявлении векселедержателями собственные векселя оплачиваются заводом денежными средствами или поставками продукции.

За выпуск векселей и регистрацию приемки-передачи векселей отвечает на заводе финансовый отдел. При этом функции по работе с векселями распределены между несколькими специалистами отдела. Они проводят приемку и проверку банковских векселей, оформляют акты приемки-передачи, приобретают и заполняют специальные бланки для эмиссии собственных векселей, обеспечивают оплату и погашение векселей при предъявлении.

Бухгалтерский и налоговый учет всех операций по учету расчетов с использованием векселей ведет бухгалтерия. Бухгалтерия проверяет правильность и полноту оформления первичных документов и отражает операции по учету расчетов векселями в регистрах бухгалтерского учета.

Развитый документооборот и распределение функций по обработке документов между большим количеством пользователей были учтены при автоматизации. Разработанные электронные документы и справочники обеспечили отражение в программе на базе 1С:Предприятие необходимых хозяйственных операций, автоматическое заполнение печатных форм и требуемое разграничение прав доступа.

Методология учета

В соответствии с "Порядком отражения в бухгалтерском учете операций с ценными бумагами", утвержденным приказом Минфина РФ от 15 января 1997 г. N 2, при отражении в бухгалтерском учете операций с векселями, применяемыми при расчетах между организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги, следует пользоваться указаниями Минфина России. Учет регламентирует письмо Минфина от 31 октября 1994 г. N 142 "О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах между организациями за поставку товаров, выполненные работы и оказанные услуги".

Перед автоматизацией завода было проведено обследование, которое выявило некоторое расхождение между рекомендованной и фактической схемой учета расчетов с использованием векселей. В частности, для учета векселей, полученных от покупателей в счет оплаты поставок продукции, на заводе используется субсчет 58.1 "Долговые ценные бумаги", так же, как и для учета векселей, приобретенных у банков. Поскольку завод принимает только ликвидные банковские векселя по номиналу, после совещаний с работниками бухгалтерии и консультаций с аудиторами было решено сохранить принятую схему учета, поскольку она не нарушала принципов полноты учета и не влияла на размер налогообложения. Была сохранена и схема проводок, используемых на заводе для учета операций по поступлению векселей:

При передаче таких векселей, полученных от покупателей, в оплату за поставки и работы, используется следующая схема проводок (учетная политика "по оплате"):

Если в приведенных схемах проводок вместо счета 58.1 мы бы использовали счет 62.3 "Векселя полученные", схема проводок получилась бы идентичной рекомендованной Минфином.

В соответствии с письмом Минфина № 142 Бухгалтерский учет векселей у организаций, выдавших вексель за поставленные товары, осуществляется на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Для учета собственных векселей, выдаваемых поставщикам и подрядчикам, на заводе был открыт субсчет 60.7 "Расчеты по векселям выданным". Схема проводок по учету собственных векселей, выданных в оплату за товары и услуги поставщикам и подрядчикам, отражена в таблице:

Операции по оплате собственного векселя, предъявленного векселедержателем, отражаются в бухгалтерском учете следующим образом:

Автоматизация

Автоматизация системы управления сбытом, бухгалтерского и налогового учета завода "СтеклоНиТ" проводилась компанией "Софт-портал", г.Уфа. В качестве исходной использовалась конфигурация "Бухгалтерский учет" системы программ 1С:Предприятие 7.7.

При автоматизации хозяйственных операций завода по учету расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками с использованием простых векселей, особое внимание было обращено на следующие моменты:

• Развитый документооборот и распределение функций по обработке документов между большим количеством пользователей;
• Требование по отражению каждой обособленной хозяйственной операции в электронном документе с целью четкого разграничения доступа и максимальной автоматизации обработки информации;
• Автоматическое отражение операций по оплате векселями в книге покупок и книге продаж.

Отсутствие в базовой типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия справочников и документов, в полном объеме отражающих автоматизируемые операции, потребовало создать новые объекты конфигурации.

Для хранения информации о векселях был разработан справочник "Векселя". В отличие от типового справочника "Ценные бумаги" справочник "Векселя" позволяет обособленно хранить информацию о серии, номере, эмитенте, номинале, дате составления и дате платежа. Эти реквизиты необходимы для составления актов приемки-передачи векселей.

Операции по приходу банковских векселей от покупате-лей регистрируются с помощью специально разработанного доку-мента "Приход век-селей". Документ поз-воляет выбрать поку-пателя, операцию (аванс или в счет оплаты поставок), сформировать и со-хранить список пере-даваемых векселей, а также задать допол-нительные реквизиты, необходимые для оформления акта приемки-передачи векселя. Акт можно распечатать прямо формы документа. При проведении документа формируются проводки, описанные выше.

Операции по передаче поставщи-кам и подрядчикам собственных и бан-ковских векселей, полученных ранее от покупателей регист-рируются с помощью специально разрабо-танного документа "Расход векселей". Документ позволяет выбрать поставщика или подрядчика, операцию (передача собственного или полученного от покупателя векселя), сформировать и сохранить список передаваемых векселей, задать дополнительные реквизиты, необходимые для оформления печатной формы акта приемки-передачи векселя. При проведении документа формируются проводки, описанные выше, содержание которых определяется выбранной операцией.

На рисунке приведена печатная форма акта приемки-передачи векселей.

Проводки по начислению и зачету НДС не формируются непосредственно в документах "Приход векселей" и "Расход векселей". Связано это с общей технологией учета НДС в разработанной программе. Все проводки по счету 68.3 "Расчеты с бюджетом по НДС" формируются только документами "Запись книги покупок" и "Запись книги продаж", что позволяет гибко учитывать дату возникновения обязательств, упростить проверку расчетов и сопровождение программы.

Статья опубликована в журнале "БУХ.1С"