CRM-система НЕ для продаж
Термины «Канбан» или «Канбан-доска» достаточно популярны в бизнесе.
Канбан — система организации производства и снабжения, позволяющая реализовать принцип «точно в срок».
Впервые систему «Канбан» применили на заводе «Toyota» в 1959 году. Определенного цвета карточки вывешивались на рабочем месте и сигнализировали о том, что нужно подавать следующую партию полуфабрикатов. Одной из ценностей такой системы является постадийная визуализация деятельности.
Сегодня популярны «Канбан-доски», где процесс разбит на стадии, а карточки показывают, где именно находится каждая задача.
В современном мире такую систему давно применяют в разработке программного обеспечения, а также в автоматизации продаж. Канбан-доска является основой для построения воронки продаж в различных CRM-системах.
Но мало кто задумывается, что CRM-систему с канбан-доской можно использовать не только для автоматизации продаж.
2. Как это «CRM не для продаж»?
- Автоматического выставления задач пользователям при изменении стадии,
- Напоминание об истечении задач на электронную почту или мобильное устройство,
- Формирование отчётов по процессам и задачам.
Канбан в CRM для отдела закупок
Этап № 1 – Подготовка закупки. Формируем новый лот, прикладываем всю необходимую закупочную документацию, всё проверяем, прежде чем запустить торги.
Этап № 2 – Запуск торгов. Выложили лот на торговую площадку, ждём окончания срока подачи заявок.
Этап № 3 – Выбор поставщика. Анализируем заявки участников торгов, выбираем поставщика.
Этап № 4 – Заключение договора. Финальная стадия, которая завершается подписанием договора с обоих сторон и выкладкой договора на торговую площадку.
- Всегда знаем на какой стадии торгов находится лот. На доске это прекрасно видно;
- Заранее планируем задачи по работе с закупками (запустить торги на сайте, проверить корректность закупочной документации, связаться с поставщиком по уточняющим вопросам – всё, что угодно).
Планирование получается более рациональным, с анализом количества задача на единицу времени.
- Своевременно выполняем задачи, благодаря системе напоминаний.
Канбан в CRM для отдела кадров
Разделим процесс поиска кандидатов на следующие этапы:
Этап № 1 – Рассмотрение резюме. Стадия, на которой мы решаем, рассматривать дальше кандидата или нет
Этап № 2 – Собеседование. Ожидаем человека на собеседование, проводим его, определяем подходит ли нам кандидат на работу.
Этап № 3 – Испытательный срок. Ожидаем пока человек пройдёт испытательной срок и уже окончательно решаем остаётся он с нами или нет.
Если сотрудник прошёл испытания, то «отправляем» его в раздел «Завершено успешно». А в «Завершено неудачно» можно «отправлять» кандидатов с любой стадии, если человек на вакансию не подошёл.
Благодаря канбану и типовым фикциям CRM-системы мы:
- Всегда знаем, как точно идёт работа по закрытию вакансий;
- Видим, сколько кандидатов отрабатывается специалистом по набору персонала;
- Своевременно работаем с претендентом на работу: оперативно рассматриваем резюме, не забываем пригласить на собеседование, вовремя оформляем трудовую книжку.
Канбан в CRM для бухгалтерии
Пример визуализации процесса сдачи бухгалтерской отчётности:
Этап № 1 – Закрытие периода. Внесли в бухгалтерскую систему все необходимые данные за период и проверили их корректность.
Этап № 2 – Сформировать отчёт. Заполнили отчёт, проверили его корректность и подписали.
Этап № 3 – Оправить отчёт. Направили отчёт в контролирующий орган и дождались положительного ответа, что отчёт принят, всё хорошо.
Благодаря канбану и типовым фикциям CRM-системы мы:
- Знаем на какой стадии находится сдача конкретного отчёта и страхуемся от задержек;
- Вовремя формируем и сдаём отчёты. Ведь в программе можно настроить автоматическое выставление задач и напоминаний;
- Направляем чёткие задачи сотрудникам, которые участвуют в процессе.
Канбан в CRM для отдела ремонтов
Выделим этапы в процессе проведения ремонтных работ:
Этап № 1 – Получение материалов. Ожидаем, когда все товарно-материальные ценности, необходимые для ремонта (запчасти, инструменты и т. д.), у нас будут в наличии.
Этап № 2 – Проведение ремонта. Обозначаем, что ремонтные работы начаты и идут.
Этап № 3 – Приёмка ремонтных работ. Проверяем, что ремонт выполнен качественно: проводим испытательные работы, запускаем объект в эксплуатацию.
В раздел «Завершено успешно» можно направлять карточку после успешной приёмки ремонтных работ.
Благодаря канбану и типовым фикциям CRM-системы мы:
- Знаем на какой стадии находятся ремонты объектов эксплуатации;
- Быстро формируем отчёты о состоянии ремонтных работ;
- Можем видеть, что сроки ремонтов исходят, а значит необходимо предпринять все меры для своевременного завершения работ.
3. Выводы
Многие могут возразить: «Да вы что, для всех этих подразделений и сфер деятельности существуют специализированные системы для автоматизации!», и будут правы. Для бухгалтерии есть популярнейшая система «1С:Бухгалтерия предприятия», для кадровой службы «1С:Зарплата и управление персоналом», для ремонтных нужд «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования». А есть и комплексные системы, такие как «1С:ERP управление предприятием». Но есть множество нюансов, почему для этих сфер можно использовать также и «1С:CRM»:
- Внедрение специализированных систем — это достаточно трудоёмкий и дорогой процесс, который иной раз может длиться годами. А внедрить CRM в простейшем виде можно и за месяц-два;
- В специализированных решениях нет канбана. Внедрение недорогой CRM-системы позволяет видеть состояние системы в целом и контролировать критические операции;
- В специализированных решениях, как правило, сложнее настраивать и использовать планирование задач и их напоминание. А в некоторых системах таких функций просто нет совсем.
- В CRM более удобно работать со стадиями процессов и задачами. Ведь такая система изначально заточена под максимально быструю и удобную работу с принципом единого окна.
Конечно, CRM-система не способна полностью заменить специализированные решения. Она и не пытается. Просто, недорогая CRM-система - очень хороший дополнительный инструмент для организации работы пользователей в любом процессе.