Платёжный календарь в 1С

Управление денежными потоками является очень важной задачей для любого предприятия. Фактические денежные средства (ДС) на счетах и в кассе организации, приоритетность выплат, согласование расходов денег, учёт лимитов по подразделениям и статьям движения ДС – всё это относится к оперативному управлению финансами.

Что такое Платёжный календарь?

Платежный календарь — основной инструмент для оперативного управления финансами.

Оперативное управление финансами – совокупность организационных, методических и технологических средств, обеспечивающих управление финансовыми ресурсами организации в краткосрочной перспективе (от 1 дня до 1 месяца) и текущее обеспечение финансовых операций. В отличие от системы бюджетирования оперативное управление финансами планирует платежи в более детализированном виде (по контрагенту и назначению платежа) и использует большую детализацию периодов планирования. [1]

Конечно, платёжный календарь можно вести вручную - на бумаге или в электронных таблицах. Однако, если его автоматизировать, можно существенно сэкономить время на планирование расходов и снизить риски, вызванные человеческим фактором.

Как автоматизировать Платежный календарь?

Рассмотрим работу платёжного календаря на примере программы «1С:ERP. Управление предприятием» (далее — 1С:ERP).

Программа 1С:ERP — это комплексная система, которая позволяет автоматизировать бизнес-процессы управления закупками, складского учёта, управления производством, бухгалтерского учёта, кадрового учета и расчёт зарплаты, и прочие. Для оперативного управления финансами предназначена подсистема «Казначейство». Она позволяет планировать движение денежных средств и отражать фактические списания и поступления денег в кассу предприятия и на расчётные счета.

Рассмотрим эти возможности чуть подробнее.

«Заявка на расходование денежных средств», как видно из названия документа, позволяет сформировать заявку на расход ДС. В ней указываются следующие основные данные:

• Для кого предназначен платёж (контрагент, договор);
• Какое подразделение заказало платёж;
• Плановая дата платежа;
• Сумма платежа;
• Статья движения денежных средств.

 
Также заявка позволяет указывать Приоритет платежа (низкий, средний, высокий) и Статус заявки (согласована, к оплате, отклонена).


Документ «Лимиты расхода денежных средств» предназначен для установки ограничений по расходу денег. В нём указываются:

• Организация, подразделение и статья движения ДС, по которым устанавливается лимит;
• Месяц установки лимита;
• Сумма лимита.

При этом, в зависимости от настроек 1С:ERP, поведение заявок с учётом лимитов можно задавать двумя способами:

• Заявка на расходование ДС не будет проводиться, если лимит превышен. Т.е. программа полностью блокирует возможность превышать денежные ограничения.
• Заявка будет проводиться несмотря на превышение. При таком подходе лимиты будут храниться в программе «справочно», позволяя пользователям видеть, насколько лимиты превышены.

Также стоит отметить, что документ «Лимиты расхода денежных средств» — это простой ручной механизм фиксации денежных ограничений в программе. Т. е. вручную вводим суммы, которые рассчитали за рамками 1С:ERP. Но данная система позволяет автоматически рассчитывать лимиты в подсистеме Бюджетирования, в зависимости от планов и бюджетов предприятия. В рамках данной статьи мы не будем рассматривать такой вариант лимитирования, так как в целом бюджетирование - это отдельный очень большой блок программы, который мы осветим в наших будущих публикациях.


«Платёжный календарь» - основной инструмент краткосрочного управление деньгами предприятия.




Данная форма позволяет:

• Просматривать фактическое наличие ДС в целом по организации и в разрезе всех расчётных счетов и касс;
• Видеть перечень неоплаченных заявок на оплаты;
• Автоматизировано или вручную распределять заявки по датам и источникам оплаты (с какой кассы или расчётного счёта будет совершаться платёж);
• Выявлять кассовые разрывы (нехватку ДС на момент платежа);
• Просматривать плановый остаток денег в зависимости от дат платежей;
• Формировать реестр платежей;
• Фиксировать плановые поступления ДС;
• Формировать документы списания денежных средств, которые останется только выгрузить в клиент-банк.

Для более удобной работы с платёжным календарём пользователь может:

• Выводить данные по всем юридическим лицам предприятия или только по выбранным;
• Выводить данные только по определённым кассам и расчётным счетам предприятия;
• Указывать срок планирования в днях;
• Выводить или скрывать в календаре выходные дни;
• Группировать заявки по статьям движения ДС, приоритетам оплаты, подразделениям, получателям денег и пр.

Подсистема Казначейства в 1С:ERP в целом, и Платёжный календарь в частности, это хороший программный инструмент для оперативного управления финансами. Автоматизация платежного календаря позволит:
1) Систематизировать работу с расходом денег;
2) Повысить прозрачность финансового состояния предприятия;
3) Снизить кассовые разрывы при осуществлении платежей;
4) Снизить трудоёмкость при формировании финансовой отчётности.

Более подробно и наглядно посмотреть на настройку и использование платёжного календаря можно в видеоролике нашего вебинара.

Если у Вас остались вопросы по платёжному календарю, или Вам нужна помощь в его автоматизации – обращайтесь к нам!

[1] – Википедия