Настройка бизнес-процессов в 1С:Документооборот

1 марта 2022

Автоматизация бизнес-процессов в организации в наши дни, можно сказать стала трендом. Так как при равных возможностях, конкурентоспособность и устойчивость компании на рынке, где все стремительно развивается и меняется, как раз-таки и будет зависеть от автоматизации бизнес-процессов. 

 

Часто возникают ситуации, когда часть документов теряется в кипах бумаг, часть информации из них забывается сотрудниками или не считается сотрудниками важной. Это приводит к тому, что актуальная информация до руководителя не доходит, и, как следствие, важные управленческие решения не принимаются вовремя или не принимаются вовсе.

К чему может привести отсутствие своевременного реагирования: организация не использует свой потенциал полностью, договоров заключается меньше, часть потенциальных и действующих клиентов уходит к более оперативным конкурентам.

В результате, организация теряет прибыль.


Избавиться от ненужных трат, повысив продуктивность и комфорт работы, отодвинув бумажную волокиту, нам поможет автоматизация, а именно инструменты в программе «1С:Документооборот».

 

Для этого в «1С:Документооборот» имеются шаблоны процессов, в которые отправляются документы. Настройка процессов выполняется в подсистеме «Управление процессами»

Процесс в 1С:Документообороте – это механизм, который производит заданное действие, либо настроенную последовательность действий, а также фиксирует результаты действий пользователей на каждом шаге, путем выполнения пользовательских задач, а в зависимости от результата выполнения этих шагов, изменяются статусы вложенных документов.


1.    Виды процессов 

Бизнес-процессы в программе могут быть следующих видов:

Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору.

Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.

Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.

Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.

Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.

Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.

Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Это всё виды простых процессов. Так же в программе есть «Комплексные процессы», которые могут содержать в себе поочередный запуск простых процессов. В таких процессах создается блок-схема движения задач и документов.

 

Рассмотрим настройку бизнес-процесса, на примере заявки на расходование денежных средств:


2.    Создание шаблона процесса

 В подсистеме «Управление процессами» выбираем «Шаблоны процессов»

В открывшемся окне в левой части находится список «Группы шаблонов», для удобства поиска нужного шаблона.

Выделим группу, к которой будет относиться шаблон. В нашем случае это группа «Согласование», правее появится список самих шаблонов, которые уже созданы и относятся к этой группе.



Нажмём кнопку «Создать» после чего откроется окно создания шаблона процесса. Тут задается понятное для себя наименование, которое отображает суть процесса.

 

3.    Настройка параметров шаблона процесса

 

На вкладке «Настройки процесса» задаются нужные параметры


Тут мы укажем конкретных пользователей либо должности, которые будут согласовывать документ.

Так же выставляем срок выполнения задачи для каждого согласующего.

Для версии 1С:Документооборот КОРП, доступна кнопка «Использовать Условия». При нажатии на неё появляется столбец «Условие».

Этот функционал позволяет добавлять или исключать из списка «С кем согласовать» пользователей по условиям.

Например, если сумма заявки более 100 000 руб. то в это согласование будет автоматически добавлен, например, директор. Условия могут задаваться произвольно.


Так же можно указать параметры, относящиеся к исполнению данного бизнес-процесса.


На вкладке «Предметы процесса» можно задать тип «Предмета» согласования, а также видимость этапов согласования.

В разделе «Предмет согласования» отображаются предметы (документы), которые относятся к текущей задаче согласования. Если к предмету согласования прикреплены какие-либо вложения (файлы), то они также отображаются в разделе «Предмет согласования» рядом с соответствующим предметом (документом).

Предметы по отношению к процессам могут быть основными и вспомогательными.

·        Основные предметы меняют свое состояние при выполнении процессов, вспомогательные – нет.

·        Все предметы и файлы, добавленные в процесс вручную, автоматически становятся вспомогательными. Их можно сделать основными при помощи команды Основной в контекстном меню списка предметов.

   

На вкладке «Проверка согласования» можно добавить условия, для перехода к следующему этапу или для завершения процесса. Если условие не будет соблюдаться, пользователю будет выведено сообщение.


После этих действий, если выделить наш шаблон в общем списке процессов, в окне справа будет отображена сводная информация:

Наш шаблон процесса создан и настроен. Количество согласующих, условия их добавления, маршрут, этапы бизнес-процесса - всё это создается и настраивается согласно регламентам работы организации.


4.    Запуска процесса по шаблону

При создании нового процесса, на выбор будет доступен созданный нами шаблон.

5.    Контроль выполнения процесса

В подсистеме «Управление процессами» или «Совместная работа» в пункте «Процессы» будут отображены все запущенные процессы. В списке можно выбрать интересующий процесс, зайти в него и на вкладке «Задачи» посмотреть на каком этапе находится выполнение процесса.

  

Таким образом 1С:Документооборот имеет универсальный механизм для автоматизации бизнес-процессов практически любого уровня сложности, с множеством условий и ветвлений, с использованием шаблонов, выполняющих то или иное действие в зависимости от выполняемых функций.

Если у Вас есть вопросы по программе «1С:Документоборот» или Вам нужна помощь в его внедрении или использовании – обращайтесь к нам!






Подписаться на рассылку: Новости Софт-портал




Вернуться к списку