Закупка товаров и услуг на предприятиях происходит непрерывно. 
Бизнес-процессы в области закупок включают в себя планирование закупок, поиск поставщиков и подрядчиков, заказы поставщикам, приёмку товаров и услуг, оформление возвратов, и пр. Конечно, вручную обеспечивать бесперебойное исполнение всех этих бизнес-процессов крайне трудоёмко. Как правило, процессы закупок автоматизированы. Но уровень автоматизации в основном незначительный и обеспечивает только отражение движения материалов и услуг в бухгалтерском учёте. Однако, современные системы позволяют автоматизировать закупки гораздо глубже.
Закупки в «1С:ERP Управление предприятием»
В программе «1С:ERP Управление предприятием» (ERP) представлены широкие возможности по автоматизации закупочной деятельности. Функционал программы по управлению закупками настолько большой, что описать его подробно в рамках одной статьи невозможно. Поэтому мы осветим данную тему укрупненно, чтобы сформировать общее представление о системе управления закупками в ERP.
На рисунке представлено меню подсистемы управления закупками в ERP:
Видно, что возможности программы не ограничиваются обычными «Заказами поставщикам» и «Поступлениями товаров и услуг». Присутствует такой функционал, как:
- Цены поставщиков,
- Конкуренты,
- Коммерческие предложения поставщиков,
- Расхождения при приёмке товаров,
- Доставка от поставщиков,
- Комиссионные закупки,
- Заявки на оплату поставщикам,
- Государственные контракты,
и многое другое.
Рассмотрим возможности подробней.
Настройка закупок
В программе можно гибко настраивать какие функции будут использоваться на предприятии, а какие нет. Не обязательно пользоваться всем изобилием возможностей. В настройках подсистемы указывается, будут ли использоваться такие возможности, как:
- Соглашения с поставщиками – фиксация условий поставок (сроки поставки, валюта, минимальная сумма заказа, возврат тары, график оплаты, и пр.)
- Заказы поставщикам – учёт заказов товаров и услуг,
- Поступление по нескольким заказам – возможность фиксировать одно поступление на основании нескольких заказов,
- Учёт причин отмены заказов поставщикам,
- Возможность фиксации одного документа поступления на несколько складов,
- Акты о расхождении при поступлении ТМЦ,
- Неотфактурованные поставки,
- Использование статусов заказов поставщикам,
и другое.
Таким образом каждое предприятие может индивидуально настроить систему под свои потребности.
Функциональные особенности
Среди функциональных особенностей программы, можно отметить следующее:
1. Графики оплаты поставок
В соглашениях по поставки возможно наглядно зафиксировать условия оплаты поставщикам.
В условиях оплаты указывается её вариант (предоплата, постоплата), срок и процент платежа. Это позволяет в единой системе вести учёт оплат поставщикам и своевременно исполнять свои финансовые обязательства.
2. Заказы поставщикам
В отличии от бухгалтерских программ, в ERP учёт заказов поставщикам более широкий. Можно зафиксировать условия оплаты по каждому конкретному заказу: дату платежа, процент, с какого расчётного счёта или из какой кассы необходимо произвести выплату, форма оплаты (наличная или безналичная).
Предоставлена возможность указывать номенклатуру поставщика, назначение товаров и услуг (где и для чего они будут использоваться), желательную дату поставки.
Возможно указать способ доставки ТМЦ (поставщик сам привезёт, или мы сами заберём, или сторонний перевозчик осуществит доставку).
А в списке документов можно удобно просматривать текущее состояние заказов: оплачен или нет, закрыт или нет, просрочен или нет.
3. Поддержание запасов
Заказы на поставку можно формировать не только вручную, но и автоматизировано исходя из настроек поддержания запасов. Система позволяет настроить следующие стратегии:
- Min-max – указывается минимальное и максимальное количество ТМЦ, которые должны храниться на складах. При формировании заказов программа будет обращать внимание на этот диапазон и предлагать закупить необходимые позиции.
- Расчёт по норме – указывается среднее использование номенклатуры в день, а также страховой запас (дополнительный резерв, на случай если норма потребления будет превышаться). При формировании заказов программа будет рассчитывать необходимый для закупки объём исходя из ежедневного нормативного потребления.
- Расчёт по статистике – программа будет рассчитывать необходимое для закупа количество ТМЦ, исходя из его статистического использования за период (продажи, списания в производство и т. д.).
При этом эти параметры можно задавать достаточно гибко: для конкретной номенклатуры, для группы номенклатур, в разрезе характеристик, по складам.
4. Формирование заказов
Сформировать заказы на закупку в автоматизированном режиме исходя из параметров поддержания запасов позволяет рабочее место «Формирование заказов по потребностям».
В данной форме пошагово выполняются необходимые действия, чтобы на выходе получить документы «Заказ поставщику»: что планируем закупить, когда планируем закупить, сколько планируем закупить исходя из настроек поддержания запасов. В итоге, сформированные заказы остаётся только направить поставщикам (например, по электронной почте прямо из ERP или через систему электронного документооборота).
Дополнительные сервисы
Отдельно хотелось бы остановиться на некоторых дополнительных сервисах, которые могут использоваться в закупочной деятельности:
1. «1С:Номенклатура». Сервис, с помощью которого можно создавать номенклатуру в ERP не вручную, а подбирать её из «глобального» каталога 1С. По наименованию находим в каталоге подходящую позицию, и она автоматически появляется в базе данных программы, с заполнением всех реквизитов (наименование, единица измерения, ставка НДС, её изображение и т. п.). С помощь такого сервиса экономится время при создании новой номенклатуры в программе.
2. «1С:Контрагенты». Сервис для автоматического заполнения реквизитов контрагента по ИНН и получения досье по нему:
- При создании нового поставщика достаточно указать его ИНН и все остальные реквизиты заполнятся самостоятельно (наименование, КПП, контактные данные).
- В виде отчёта можно получить подробные сведения о контрагенте из базы ЕГРЮЛ, увидеть бухгалтерскую отчётность, налоговые сведения, данные о государственных проверках. Таким образом, можно за пару минут понять, на сколько поставщик надёжный.
3. «1С:СПАРК риски». Сервис, позволяющий получить ещё более подробную информацию о контрагенте и что с ним происходит на сегодняшний день: данные о банкротстве, ликвидации, планах по реорганизации, включении контрагента в негативные реестры ФНС, появление в отношении контрагента новых исполнительных производств и т. д.
4. «1С:Бизнес-сеть». Сервис, с помощью которого можно формировать запросы на предоставление коммерческих предложений поставщиков, получать эти предложения сразу в базу ERP. По сути, данный сервис облегчает проведение внутренних тендеров (не по федеральным законам). Однако стоит отметить, что для полной автоматизированной отправки запросов и получения коммерческих предложений, поставщики также должны работать в программах 1С и должны быть подключены к системе «1С:Бизнес-сеть».
Итоги
Программа «1С:ERP Управление предприятием» позволяет автоматизировать практически все аспекты закупочной детальности, в результате чего, организация получает:
- Более прозрачный учёт закупочной деятельности;
- Снижение трудоёмкости работы с закупками;
- Своевременное приобретение товаров и услуг.
В короткой статье невозможно отразить все тонкости работы с закупками в ERP. Звоните или пишите нам, чтобы получить более подробную информацию о программе, посмотреть презентацию и внедрить систему на Вашем предприятии!