Использование любой новой учётной системы на предприятии начинается с ввода или переноса остатков. Под остатками на счетах учета на дату запуска программы в эксплуатацию понимаются задолженность покупателей, задолженность перед поставщиками, остатки товаров на складах и материалов в эксплуатации, денежные средства на счетах и кассах предприятия, и многое другое.
1С:ERP предоставляет достаточно широкие возможности по первоначальному заполнению данными:
- Перенос данных из некоторых других программ на платформе «1С:Предприятие 8»;
- Автоматизированная загрузка справочников из электронных таблиц;
- Ручной ввод остатков.
Весь этот функционал содержится в разделе «НСИ и Администрирование \ Начальное заполнение».
На рисунке ниже представлен перечень таких возможностей.
Рассмотрим их подробнее.
Перенос данных из других программ 1С
1С:ERP позволяет загрузить данные из следующих программ:
- 1С:Управление производственным предприятием 1.3;
- 1С:Комплексная автоматизация 1.1;
- 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0;
- 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5;
- 1С: Зарплата и управление персоналом 3.1.
Если на вашем предприятии используются эти программы и вы решили перейти с них на 1С:ERP, можно воспользоваться этими помощниками перехода.
Общий порядок действия для переноса данных одинаков для всех программ:
1) На первом шаге данные из используемой системы выгружаются в отдельный файл. В дистрибутиве поставки 1С:ERP присутствуют внешние обработки для каждой перечисленной выше конфигурации. Например, имеется отдельная обработка для выгрузки данных из 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0. Ее необходимо запустить в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0
Видно, что выгрузка происходит в несколько этапов. На первом этапе необходимо:
- Выбрать папку, в которую будут выгружены данные;
- Настроить параметры выгрузки: выбрать организации, для которых выгружаем данные (если организаций несколько) и установить дату, на которую выгружаются остатки;
- Выгрузить настройки учёта: например, если в бухгалтерии вёлся учёт розничной торговли, то и в 1С:ERP будет предложено вести аналогичный учёт.
После этого выполняется выгрузка справочников и остатков.
2) На втором шаге происходит загрузка данных в 1С:ERP.
Указывается та же самая папка, куда выгружались данные, и выполняется загрузка.
Конечно же, в любом переносе данных всегда есть определённые сложности, которые необходимо учитывать:
- Если исходная программа дорабатывалась, например в бухгалтерии создали какой-то новый справочник, то в типовом переносе данных доработка не учтется. Механизм переноса также надо будет дорабатывать для выгрузки\загрузки этого нового справочника.
- Если исходных баз несколько (например, если бухучёт двух юрлиц вели в двух базах бухгалтерии), то при загрузке данных в одну базу 1С:ERP может произойти дублирование данных. Например, если в обоих базах бухгалтерии есть контрагент ООО «Рогатые копыта», то после переноса таких контрагентов может образоваться два в базе ERP.
- Исходная база должна быть актуального релиза. Если программу давно не обновляли, то чтобы максимально качественно воспользоваться встроенным механизмом выгрузки\загрузки данных, программу необходимо будет обновить до актуальной версии.
Автоматизированная загрузка справочников
Среди пунктов начального заполнения присутствует «Загрузка данных из файла». Этот механизм позволяет заполнить справочники 1С:ERP их различных таблиц, например Excel-файлов. После нажатия на данный пункт программа сразу предлагает выбрать справочник, который предполагается загрузить.
После выбора необходимого справочника открывается таблица со всеми его реквизитами.
В это окно путём копирования надо вставить данные их внешних таблиц (Excel-файла).
После нажатия кнопки «Далее» программа предлагает сделать сопоставление данных, которые могут уже присутствовать в загружаемом справочнике. Например, контрагентов сопоставить по ИНН и КПП.
Также внизу данного окна определяются действия для сопоставленных и не сопоставленных элементов справочника:
- сопоставленные перезаполнить или нет,
- не сопоставленные создать или нет.
Затем необходимо нажать кнопку «Загрузить данные» для завершения загрузки.
Таким образом в 1С:ERP можно достаточно легко загрузить любую нормативно-справочную информацию.
Ввод остатков
Третий вариант первоначального заполнения — это использование документов по вводу остатков.
Основной документ так и называется – «Ввод остатков».
Эти документы сгруппированы по различным видам:
- Остатки денежных средств на банковских счетах и в кассах предприятия;
- Остатки задолженности или авансы клиентов, задолженности перед поставщиками;
- Остатки основных средств;
- Остатки материалов в производстве;
- Остатки товаров на складах
- Остатки товарно-материальных ценностей в эксплуатации;
- И другие.
На текущий момент существует 40 видов документов «Ввод остатков».
Непосредственно ввод остатков выполняется интуитивно понятно: создаётся документ по выбранной операции ---> заполняется необходимыми данными и на необходимую дату ---> проводится.
Например, документ задолженности предприятия перед поставщиками.
Или документ с перечнем остатков товаров принятых на комиссию.
Также в документах есть признаки, по каким видам учёта остатки должны быть проведены: по оперативному, по регламентированному, по управленческому учету.
Остатки незавершённого производства
Так как ключевой особенностью 1С:ERP является производственный учёт, то для этой сферы также имеются документы для ввода остатков по незавершённому производству (НЗП):
- Начальные остатки НЗП по подразделениям;
- Начальные остатки НЗП по партиям производства.
Итог
В 1С:ERP полноценно представлены различные возможности для заполнения программы первоначальными справочниками и остатками. На каждом предприятии всегда отдельно решается как осуществить перенос данных в новую систему: полностью вручную, частично вручную и частично автоматически, полностью автоматически. Как правило это процесс достаточно трудоёмкий и может занимать от нескольких недель, до нескольких месяцев, в зависимости от масштабов предприятия и внедряемых подсистем программы. Поэтому тщательно планируйте эту работу, а мы, фирма «Кодерлайн Софт-портал» Вам с радостью в этом поможем!