С 2023 года в ЗУП 3.1 появился неприятный нюанс в плане учета НДФЛ, а именно: если по итогам месяца общая зарплата оказывается меньше, чем аванс, то в учете НДФЛ наступает непонятная картина: в учете НДФЛ остается завышенная сумма дохода и налога.
В каких случаях проявляется эта проблема?
- если перед расчетом зарплаты за первую половину месяца ошибочно не введены документы неявок или командировок то зарплата за месяц окажется меньше начисленного аванса.
- если в документе «Начисление зарплаты и взносов» за полный месяц сумма зарплаты меньше, чем в документе «Начисление зарплаты за первую половину месяца». Так бывает если в документе аванса были включены начисления, которые потом рассчитали в отдельных документах. Например, в аванс включили Премии и надбавки, а потом изменили настройки этих начислений и сформировали их отдельными документами перед расчетом зарплаты.
По мнению разработчиков - такая ситуация не является ошибкой и такое различие между БУ и учетом НДФЛ будет исправлено автоматически программой в следующем месяце.
Но такая позиция разработчиков вызывает сомнения. А что будет, если возникнет такая ситуация, например:
- сотрудник по каким-то причинам не будет работать в следующем месяце, и зарплата не будет ему начисляться и зависнет разница между учетом НДФЛ и БУ
Поэтому такие ситуации лучше сразу исправлять в месяце ее возникновения.
Рассмотрим 2 варианта исправления такой ситуации:
Бухгалтер перед расчетом зарплаты за полный месяц вспомнил, что не ввел документ Отсутствия сотрудника с 10.02 по 29.02.2024:
Начисляется зарплата за полный февраль 2024 и в отчете Расчетный листок (по данным БУ) видно, что сумма дохода меньше суммы дохода за февраль в учете НДФЛ в отчете «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»:
Эта проблема именно так и выявляется с помощью сравнения отчетов: в учете НДФЛ превышают доходы и налог по зарплатным отчетам.
Какие шаги надо предпринять, чтобы исправить проблему.
- Если разногласия обнаружены в текущем месяце, то надо вернуться в документ «Начисление за первую половину месяца» и пересчитать сотрудника.
Важный момент!!!
Чтобы корректно рассчитался аванс по работнику, на момент расчета документа «Начисление за первую половину месяца» по этому сотруднику должны быть рас проведены документы «Начисление зарплаты и взносов» и «Ведомость» на выплату окончательной зарплаты за этот месяц.
После перерасчета по сотруднику необходимо в документе Ведомость обновить налог по НДФЛ с помощью соответствующей кнопки:
Сформируем снова отчета Расчетный листок и Подробный анализ НДФЛ по сотруднику, картина уже будет корректной и по суммам дохода, и по суммам налога:
- Если разногласия между учетом НДФЛ и БУ обнаружены в следующем месяце?
Допустим, если уже закрыт период и перерасчет документа «Начисление зарплаты за первую половину месяца» корректировать нежелательно, то в этом случае удобно воспользоваться документом «Перенос данных» (Администрирование- Переносы данных).
Чтобы понять какие регистры надо корректировать, можно посмотреть в документе Начисление зарплаты за первую половину месяца». Надо будет в документе «Перенос данных» сделать движения по 2-м регистрам накопления:
- Учет доходов для исчисления НДФЛ
- Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ
В суммах этих регистров указываем только суммы расхождений в доходе и НДФЛ со знаком «минус».
Допустим, что в марте только увидели, что сумма зарплаты аванса февраля больше зарплаты февраля.
Для подсказки как корректно заполнить эти регистры в документе «Перенос данных»
смотрим как заполнены эти регистры в документе «Начисление зарплаты за первую половину месяца» и все так же заполняем в Переносе данных, но только суммы по доходу и НДФЛ указываем с «минусом» на разницу между зарплатой и авансом.
В нашем случае это будет 26 250,00 (сумма зарплаты) - 41 250,00(сумма аванса) = -15 000,00
По НДФЛ будет разница: 3413,00 - 5363,00 = -1950,00:
После ручных корректировок строим отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику и видим, что картина по начисленному доходу и налогу стала такая же как в Расчетном листке сотрудника:
То, что получилась переплата по сотруднику НДФЛ – не страшно, можно будет сделать Возврат НДФЛ этому сотруднику.
Особое внимание при корректировке регистров нужно обратить на поле Зарегистрировано при начислении аванса. В обоих записях это поле нужно заполнить первым числом месяца начисления аванса.
Если это поле не заполнить, то при очередном расчете зарплаты программа не увидит наши корректировки и попробует еще раз уменьшить доходы работника на «лишнюю» сумму аванса за прошлый месяц.
Еще один важный момент! Бывают такие ситуации в учете, когда сумму автоматически начисленного аванса программой в документе «Начисление зарплаты за первую половину месяца» вручную корректируют в сторону увеличения. И если у сотрудника в этом же месяце начислены меж расчетные начисления такие, как:
- отпуск
- больничный
- отпуск за свой счет
- командировка
- декретные
То сумма начисленной зарплаты тоже может быть меньше, чем аванс, который увеличили вручную. В таких случаях тоже необходимо сделать корректировки в документе Начисление зарплаты за первую половину месяца.
Например, было решено выплатить аванс сотруднику больше, чем ему начислила программа, согласно его рабочих дней и размера оклада.
В конце месяца сделали окончательное начисление зарплаты за полный месяц.
В итоге данные по учету НДФЛ и по БУ у сотрудника «разъехались». В отчете «Расчетный Листок» сумма начисленной зарплаты 65 000.00, в отчете «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» сумма 72 500,00. Аванс превысил сумму зарплаты на 7 500,00 руб.
Чтобы исправить ситуацию и выровнять учет по НДФЛ и БУ можно создать еще один документ «Начисление за первую половину месяца» с суммой на разницу между зарплатой за месяц и авансом.
После проведения этого дополнительного Начисления за первую половину месяца система выровняет учет НДФЛ по доходу и по налогу с БУ. За сотрудником будет долг по зарплате, а за организацией долг по НДФЛ.
Такие ситуации надо отслеживать каждый месяц после начисления зарплаты за месяц с помощью вышеуказанных отчетов.