Внедрение 1С:Документооборот в ОАО "Башкиравтодор": все ожидаемые результаты достигнуты

Внедрённое ранее решение системы документооборота не обеспечивало возможность автоматизации необходимых видов документов и процессов по ним без дополнительной доработки программы, не было возможности работы с программой через интернет.  

Основной задачей проекта было реализовать существующий механизм документооборота, реализованного на базе программы "1С:Предприятие v.7.7", а также настроить доступ к программе через интернет, возможность загружать и отправлять электронные письма из программы, разработать отчеты по контролю поручений.

По результатам анализа возможностей существующих решений, была выбрана программа «1С:Документооборот 8 КОРП». Её функциональные возможности в целом соответствовали потребностям предприятия.

Руководством были определены следующие ожидания от результатов автоматизации:

• Переход на полностью электронный документооборот при формировании, согласовании и регистрации входящих и исходящих корреспонденций, организационно-распорядительных документов, ведении служебной переписки, производственных заявок, в том числе поручений руководителей; 

• Повышение уровня исполнительской дисциплины за счет создания централизованной системы контроля и отчетности; 

• Повышение оперативности обработки документов; 

• Снижение затрат на изготовление, тиражирование, рассылку и последующую обработку документов в бумажном виде; 

• Обеспечение возможности работы с программой через интернет и мобильные приложения для телефонов и планшетов. 

Работы по адаптации и внедрению программы выполнила компания «Софт-портал проект», совместно со специалистами предприятия. Проект стартовал в июне и завершился в июле 2014 года. Программа передана в промышленную эксплуатацию с 01.07.2014года.

Специалистами компании «Софт-портал проект» были выполнены следующие работы:

• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе

• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ

• Продажа выбранных программных продуктов

• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей

• Начальные настройки типового решения для начала ведения учета

• Техническая реализация специфических особенностей учета (адаптация)

• Индивидуальное и групповое обучение в офисе заказчика

В ходе проекта были решены следующие задачи:  
По методической части: выявлены и проанализированы требования разграничения доступа к документам, спроектирован и настроен наборов прав доступа, разработан классификатор видов документов и требования к их наполнению, разработаны процедуры обработки документов, настроены соответствующие бизнес-процессы, решён вопрос с использованием бумажных подписей высшего руководства совместно с электронным документооборотом, предложены отчётные формы для контроля исполнительской дисциплины сотрудников.  

По технологической части: автоматизированы процессы рассмотрения входящих документов, регистрации исходящих документов. Для приказов, распоряжений, служебных записок настроены маршруты согласования, подписания и регистрации. Для обеспечения механизма контроля корректности вводимых данных, выполнена доработка программы в части ограничения ввода корреспондентов без указания ИНН и КПП. Доработана печатная форма «Лист согласования» в части отображения всех этапов согласования и указания информации о пользователе, выполнившем задачу «Согласования». 

Были автоматизированы следующие функции: 

• Делопроизводство, учет и хранение документов

• Учет и контроль исполнения поручений

• Ведение номенклатуры дел

• Учет и контроль исполнения поручений

• Работа с обращениями граждан.

В результате внедрения достигнуты все ожидаемые результаты, обозначенные руководством. 
В настоящее время программа эксплуатируется на 153 рабочих местах. Одновременно в системе работает до 50 активных пользователей. В системе работают все офисные работники аппарата управления, а также руководство предприятия, в том числе с использованием веб-доступа и мобильных приложений. 

С компанией «Софт-портал проект» заключен договор сопровождения, проводятся работы по поддержке и дальнейшему развитию системы, в т.ч.: 

• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой

• Производится обновление платформы и типовых конфигураций

• Выполняется диагностика состояния информационной базы

• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программой.